いざ、オンライン秘書サービスをお願いしようとしたときに、さまざまなオンライン秘書サービスがあることに気付かれると思います。
では、そんな数あるサービスの中から選ぶとなったときに、どのような観点で探せば自分に合ったサービスにたどり着けるかをお伝えしたいと思います。
サービスを選ぶ際の観点
早速、数あるサービスの中から自分に合ったサービスを選ぶ際に、自分が依頼したい内容を元に、以下の観点で各社サービスを見ていくことがポイントです。
- 意図した業務の依頼内容可否
- 料金体系
- 契約期間
- 稼働時間
- セキュリティ対策
- 対応言語
それぞれ、具体的に見ていきましょう。
【オンライン秘書】各社サービス内容および特徴比較とオススメ５選
意図した業務の依頼内容可否
オンライン秘書サービスを利用するにあたって、資料作成やWebコンテンツの作成をお願いしたいと考えている場合、できあがった成果物に対する修正ができないのか、修正できるとして何回までお願いすることができるのかを確認しておく必要があります。
修正してもらえると思い込んでいて、確認せずに依頼をしてしまい、できあがった成果物が意図したものと異なった場合は目も当てられません…
２点目としては、依頼したい内容の期間や期限に対するサービス提供をしてもらえるのか？です。
充分な期間があるのであれば、どこに依頼しても大丈夫ですが、短納期でお願いしなければならないこともあります。その際に、業務そのものは対応可能だが依頼時期によっては納期が約束できないということもあります。
最初に依頼内容と期限について、どちらも対応可能かどうかを事前に確認しておく必要があります。
３点目としては、基本はオンラインでお願いする業務になるのですが、オフライン対応も可能なのかを確認しておくとよいでしょう。
個人や少人数の法人の場合、依頼したい内容によっては、人手がほしいということもあると思います。
その際に、実際にオンライン秘書サービスの一環として足を運んでもらい対面で対応が可能なのかを事前に確認しておき、対応してもらえるものかを把握しているだけでも、その後の安心感も変わってくると思います。
最後に、個人や法人で使用しているアプリやツールなどを扱える（扱えるスタッフがいる）かどうかを確認しておきましょう。
例として、コミュニケーションアプリでは、Teams、Zoom、Chatwork、Skypeなどがありますが、扱ったことがない人が担当となった場合は、アプリの操作方法を覚えてもらう時間や操作の慣れがないなど、余計な時間が必要となってしまうことが懸念されます。
【オンライン秘書】各社サービス内容および特徴比較とオススメ５選
料金体系
オンライン秘書サービスに依頼したい業務内容についての料金について確認が必要です。
サービス提供各社により、料金体系もさまざまです。
どんなことが頼めて、どんなクオリティなのかわからないのにお金を払うことはできない！という方は、「無料キャンペーン期間」の有無を確認してみてはいかがでしょうか。
無料キャンペーン期間の間に、依頼したい主要業務の依頼をして、そのクオリティを確認し、意図したクオリティであれば、正式契約を結ぶこともできます。
次に、依頼したい業務に対して、期間重視なのか業務重視なのかです。
特定期間さまざまな業務を依頼したいということであれば、期間による課金をしているサービスを選ぶのが合っていますし、
特定した業務に対してのみに絞って依頼したい場合は、業務による課金をしているサービスを選ぶのが合っています。
【オンライン秘書】各社サービス内容および特徴比較とオススメ５選
契約期間
長期に渡ってサービスを受ける場合は、そこまで問題にはなりませんが、スポットで業務を依頼したいとなったときは、契約期間について事前に確認をしておく必要があります。
特に、「最低契約期間」を確認しましょう。
最低契約期間が１ヶ月からということもあれば、６ヶ月からということもあります。
１ヶ月だけお願いしたい場合に、最低６ヶ月の契約が必要ならば、無駄な費用がかかってしまうことになります。
【オンライン秘書】各社サービス内容および特徴比較とオススメ５選
稼働時間
オンライン秘書サービスの１日の稼働時間について、事前に確認しておきましょう。
オンライン対応なのだからどのサービスでも２４時間３６５日対応してくれるんだよね？などと考えていると痛い目にあいます(^^;)
サービスによっては、基本は９時〜１８時などの日中のみ対応可が多いのですが、有料オプションとして残業対応、２４時間対応、休祝日対応、なども対応してくれるサービスもあります。
自分がお願いしたい稼働時間を満たしてくれるサービスかどうかを事前に確認するようにしましょう。
【オンライン秘書】各社サービス内容および特徴比較とオススメ５選
セキュリティ対策
会社によるサービスの場合は、よほど大丈夫ですが、セキュリティ対策が行われているかどうかは確認しておくことをオススメします。
オンライン業務がメインとなるため、使用するパソコンのウイルス対策が実施されているか、通信を行う際のデータ送受信時の盗聴対策が施されているか、業務上知り得た情報の秘匿義務をスタッフに誓約を取っているかなどが挙げられます。
お願いする業務のために渡した情報をネット上にばら撒かれてから苦情を上げても後の祭りですので、事前に確認をしておくことは重要です。
【オンライン秘書】各社サービス内容および特徴比較とオススメ５選
対応言語
個人や少人数で起業している法人の対象が日本国内だけであれば、どこのサービスも基本は日本企業であるため、日本語しか扱えないスタッフばかりであっても問題ありませんね。
これに対して、国外に展開することを考えている場合は、対象となる国の母国語である英語や中国語が扱えるスタッフがいるのかどうかを確認しておくと、依頼できる業務の幅が拡がることにもなりますね。
【オンライン秘書】各社サービス内容および特徴比較とオススメ５選
法人か個人か
今まで、書いてきましたサービスは法人が提供しているもので、サービスメニューが確立しているところを対象としています。
法人であれば、セキュリティ対策や複数名のスタッフがいるということで、最低限のサービス提供は保証されることが多く、事前に確認さえ取っておけば、大きな問題に発展することはかなり少ないでしょう。
ただ、オンライン秘書サービスの提供をしているのは、法人だけではなく、個人で行っている方もみえられます。
個人でのサービス提供は、法人にはない特徴もありますので、個人と法人での特徴を書いていきたいと思います。
【オンライン秘書】各社サービス内容および特徴比較とオススメ５選
法人から雇う
法人から雇う場合の特徴は以下の通りです。
- 会社としてサポートしてくれる
- 個人に比べて費用が高くなる傾向
- 会社としての実績が見える
- 依頼業務に合わせたスタッフが対応
- 法人として２４時間３６５日の対応も可能（とするサービス提供）
個人を雇う
個人を雇う場合の特徴は以下の通りです。
- 依頼業務は個人の特性に左右される
- 法人に比べて費用が安くなる傾向
- 実績は個人の申告のみ
- 個人の力量で就業時間が決まる
- 知り合いを雇うことも可能
どちらがいいの？
個人、法人もメリット・デメリットがあることがお分かりいただけたかと思います。
では、どちらがいいのかというと、ありきたりですがメリットとデメリットを見て、何を重要視するのか、デメリットに目を瞑れてメリットの恩恵が大きいと考えられる方を選択することになると思います。
とはいえ、以下のような点が一番の特徴とも言えると考えます。
法人…セキュリティやサービスの質が一定で、カバーしてもらえる範囲が広い
個人…値段が安く、事細かな契約内容や、小回りが利く対応をしてもらえる。
上記の内容を元に、法人か個人のどちらを選ぶかを決めていただければよいと思います。
【オンライン秘書】各社サービス内容および特徴比較とオススメ５選
まとめ
長々と事前に確認を取っておくポイントを記載させていただきました。
せっかくオンライン秘書をお願いしたのに、思ったことをしてもらえなかった〜！
とならないためにも、事前に自分がお願いしたい業務内容に対し、どのようなサービス内容なら多くのメリットを享受できるかを考えて、そのサービス内容を提供しているところを選択することが重要です。
上記までの確認ポイントをもとに検討していただけると失敗も減ると思います。
または、無料キャンペーンを利用してみることによって、オンライン秘書とはどんな感じで、実際にお願いして元がとれるかどうかを判断することも挑戦できます。
少しでも興味があるというあなたは、以下の記事もご覧ください。
「オンライン秘書」とは何かを知りたい場合はこちら。
「オンライン秘書」でお願いできる業務を知りたい場合はこちら。
「オンライン秘書」のメリット・デメリットを知りたい場合はこちら。
複数の「オンライン秘書」サービスを比較をまとめた記事はこちら。
参考になれば幸いです。(^-^)/
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